Les organisations, associations et entreprises multilingues actives au niveau international ont parfois besoin de procès-verbaux et de retranscriptions d’enregistrements en langues étrangères.
Les procès-verbaux et transcriptions de séances, négociations, auditions, conversations téléphoniques ou procédures internes ne peuvent souvent pas être enregistrés ou transcrits par le personnel interne pour des motifs tels que la confidentialité, le manque de ressources, la neutralité souhaitée, etc.
Tenue de procès-verbaux
Nous mettons à votre disposition des rédacteurs expérimentés, de langue maternelle ou multilingues, capables de tenir le procès-verbal directement sur les lieux de la réunion. Sur demande, nous traduisons les procès-verbaux dans les langues cibles souhaitées et garantissons la plus grande précision. Par exemple dans le cadre de :
- séances du conseil d’administration
- séances de direction
- séances de groupes de projet
- procédures disciplinaires
- procédures menées par des commissions spécialisées
Transcription
Nous nous tenons à votre disposition pour les retranscriptions mot à mot dont vous pourriez avoir besoin dans le cadre de
- séances
- négociations
- auditions
- interrogatoires
Nous réalisons des enregistrements professionnels du son et/ou de l’image, puis nous effectuons une transcription mot à mot du contenu. Sur demande, nous traduisons les textes transcrits vers les langues souhaitées.
Sélection d’exemples pratiques dans le domaine de la rédaction de procès-verbaux et de la transcription
Procédure d’arbitrage de l’International Chamber of Commerce
Dans le cadre d’une procédure d’arbitrage de l’ICC, l’équipe Legal de Translingua a enregistré pendant plusieurs jours des auditions de témoins en audio et en vidéo, puis a transcrit les enregistrements et a rédigé des procès-verbaux. En raison du caractère international de l’affaire, les auditions des témoins se sont déroulées en allemand, en anglais et en turc.
L’objet de la procédure impliquait en outre l’utilisation d’un jargon très technique. Grâce à ses jurilinguistes multilingues, Translingua a été en mesure d’apporter un soutien professionnel à la procédure et d’établir les procès-verbaux avec précision et rapidité.
Procédure disciplinaire interne
Dans le cadre d’une procédure disciplinaire interne, l’équipe Legal de Translingua a rédigé les procès-verbaux des auditions pendant plusieurs jours. Il s’agissait
- d’une part de procès-verbaux rédigés simultanément, sans enregistrement audio ou vidéo, durant les auditions, puis relus et confirmés immédiatement après par les personnes interrogées ;
- d’autre part de transcriptions à court terme d’enregistrements audio ou vidéo (du client ou de Translingua).
Les auditions se sont déroulées en anglais et exigeaient la plus haute discrétion. Etant donné l’absence de règlement détaillé relatif à la procédure, l’équipe Legal de Translingua avait un rôle consultatif visant à assurer le respect des prescriptions légales lors du déroulement des auditions.
Association professionnelle nationale
Une importante association professionnelle nationale dispose de son propre système disciplinaire et introduit des procédures devant respecter les exigences minimales du droit fondamental en cas de violation des règles de conduite par ses membres.
Après l’accompagnement juridique de la réorganisation du système juridique de l’association, Translingua a assuré, dans le cadre des procédures en cours, la tenue de procès-verbaux lors des auditions et des négociations dans les langues officielles correspondantes.
Auditions de témoins
Les enregistrements d’auditions de témoins dans le cadre de procédures disciplinaires internes à une association ou à une entreprise doivent être transcrits dans un premier temps puis traduits dans les différentes langues des membres de la commission disciplinaire.
Corporate secretary
Une entreprise suisse alémanique a élu un président francophone au sein de son conseil d’administration. Toutefois, elle ne dispose pas du personnel adéquat pour le secrétariat et charge Translingua de la tenue du procès-verbal des séances importantes (remplacement d’un corporate secretary).
Sous-titrage de présentations vidéo de conférences juridiques spécialisées
Au vu de l’annulation d’un congrès juridique en raison du coronavirus, les présentations doivent être mises à la disposition des participants en ligne. Les conférencières et conférenciers préparent leurs présentations sous forme de vidéo en français ou en allemand ; elles sont ensuite sous-titrées dans l’autre langue par une équipe Legal expérimentée de Translingua.
Enregistrement audio d’une formation en matière de compliance
Une société active au niveau international souhaite former ses collaborateurs, situés dans différents pays, à la thématique de la compliance d’entreprise. Le script d’une présentation PowerPoint, rédigé en anglais, est dans un premier temps traduit en suédois, portugais (Brésil), birman et néerlandais, puis lu et enregistré. La traduction et l’enregistrement audio des textes sont effectués par des expertes et experts linguistiques de langue maternelle.
Rédaction du procès-verbal d’une conférence internationale
Dans le cadre d’une conférence internationale de deux jours dans le domaine de l’humanitaire, Translingua a été chargée d’établir à court terme un procès-verbal détaillé de la conférence. La conférence, qui rassemblait quelque 120 représentantes et représentants de diverses organisations humanitaires internationales, de la Direction du développement et de la coopération (DDC), d’institutions académiques et du secteur privé, s’est tenue en anglais. La langue de la conférence était l’anglais. Le procès-verbal comprenait toutes les prises de paroles – des exposés aux tables rondes en passant par les présentations de groupe et les discussions – ainsi que des contributions à partir de documents de présentation et en lien avec des prises de décisions. Le procès-verbal final a ensuite servi de base pour l’établissement d’un rapport complet sur la conférence.