Diese einfachen Regeln tragen viel zur effizienten Kommunikation bei.
Oft muss es schnell gehen: Unter Zeitdruck verfassen wir E-Mails und senden diese innert wenigen Minuten oder sogar Sekunden. Doch wird unsere Botschaft von den Empfängern richtig verstanden, oder erzeugen wir mit der eilig getippten Nachricht unnötige Verwirrung? Wir zeigen in diesem Artikel, wie Sie mit kleinen Änderungen Ihren Schreibstil verbessern können – für eine wirkungsvolle und zielgerichtete Kommunikation.
Satzlänge
Grundsätzlich empfehlen wir, Sätze aus 8 bis zu 12 Wörtern zu bilden. Abweichungen sind natürlich erlaubt: Um einen angenehmen Satzrhythmus zu erhalten, können Sie ab und zu einen längeren Satz einbauen. Aus mehr als 20 Wörtern sollte ein Satz jedoch nicht bestehen.
Weiter hilft es, während dem Schreiben folgenden Grundsatz im Hinterkopf zu behalten: Jeder Gedanke braucht einen eigenen Satz. Machen Sie lieber einmal mehr einen Punkt anstelle eines Kommas. Ebenso sollte jeder Aspekt in einem eigenen Absatz stehen, denn so können sich die Lesenden besser orientieren.
Reihenfolge
«First things first»: Wer den Hinweis auf die dringende Deadline erst im zweitletzten Satz erwähnt, muss sich nicht wundern, wenn sich niemand daran hält. Nennen Sie die bedeutendsten Infos bereits im Betreff. Dieser ist idealerweise die Essenz des Themas und des Ziels (Beispiel: «Ausschreibung Industriestrasse: Haustechnik und Elektro bis 18.10.2023 finalisieren»).
Zu Beginn Ihres Mails platzieren Sie Ihre wichtigsten Botschaften. Bei vielen und komplexen Informationen lohnt es sich, eine klare Struktur zu wählen und konsequent einzuhalten. Am einfachsten ist oft die zeitliche Abfolge. Statt reinem Fliesstext nutzen Sie Stichworte oder Überbegriffe als Titel und sorgen so für geordnete Gedankengänge. Mit einer Nummerierung sorgen Sie für maximale Ordnung.
Schwerfällige Formulierungen
Nicht nur die Satzlänge und -Reihenfolge sind entscheidend, sondern auch, welche Formulierungen verwendet werden. Verzichten Sie auf komplizierte Konstruktionen, und vermeiden Sie das Passiv. Aus «Das Kostendach für Regiearbeiten wird durch die Bauherrschaft vorgegeben» wird dann «Die Bauherrschaft gibt das Kostendach für Regiearbeiten vor.» Das ist nicht nur kürzer, sondern auch klarer.
Ausserdem empfehlen wir, so wenige Verneinungen wie möglich zu benutzen. Sätze wie «Das Planungsteam hat kein Interesse, die Aufnahme der Arbeiten zu verzögern» sollten Sie umformulieren: «Das Planungsteam möchte bald starten». Somit muss der Empfänger weniger umdenken, um den Satz zu verstehen, und ausserdem erhält der Satz dadurch noch eine positive Wirkung. Von doppelten Negationen raten wir ab, um Konstruktionen wie «Die defekte Entwässerungsanlage blieb nicht unbemerkt» zu vermeiden.
Wortwahl
Kürzere Wörter sind einfacher zu verstehen als längere. Als Faustregel kann man sich merken, dass Wörter mit maximal vier Silben am besten verstanden werden können.
Auch sollten überflüssige Wörter vermieden werden. Dazu zählen Füllwörter (z.B. also, echt, ja), unnötige Adjektive und Adverbien (nützliche Vorteile oder er schrie laut) oder langfädige Modalverben («Der Inspektor kam mit dem Auto, um flexibel sein zu können», besser wäre: «Der Inspektor kam mit dem Auto, um flexibel zu sein»).
Achtung Verwechslungsgefahr
«Die Baukommission wurde von der Bauherrin über die Prüfung der geänderten Planung informiert. Sie wird diese beim Amt für Geologie beantragen.» Wer und was ist mit ’sie‘ und ‚dies‘ jetzt genau gemeint? In diesen Fällen ist es besser, die Substantive nochmals zu nennen, um Mehrdeutigkeiten auszuschliessen.
Zielpublikum
Zusammenfassend lässt sich sagen: Haben Sie stets die Empfänger der Nachricht im Kopf. Versuchen Sie, sich in die Position der Lesenden zu versetzen und ziehen Sie deren Wissensstand in Betracht. Entscheiden Sie bewusst, ob Sie beispielsweise Fachsprache oder eine informelle Tonalität verwenden sollten.
Fazit
Ein guter Schreibstil ist, neben einer einwandfreien Rechtschreibung, essenziell für den Erfolg Ihres Vorhabens. Unsere Tipps sind einfach umsetzbar, und sie machen einen spürbaren Unterschied in der Verständlichkeit Ihrer Texte. Klare Worte bewahren Sie und Ihr Unternehmen vor vermeidbaren Missverständnissen – und deren Konsequenzen.
Sie möchten die Texterstellung oder das Korrektorat delegieren? Gerne überprüfen wir Stil, Orthographie, Grammatik und Interpunktion Ihrer Texte.