Kunde
Chavannes-près-Renens ist eine französischsprachige Waadtländer Gemeinde in der Agglomeration Lausanne. Der Informatikdienst der Gemeindeverwaltung trägt die Verantwortung für die Sicherheit der kommunalen Ressourcen.
Aufgabe
Der Verein der Informatikdienste aller Waadtländer Gemeinden hält regelmässig Sitzungen ab, um den Schutz der digitalen Ressourcen der Gemeinden zu koordinieren und sich über Strategien sowie Massnahmen auszutauschen. Die Gemeinden übernehmen die Protokollierung dieser Sitzungen im Turnus, wobei der Informatikdienst der Gemeindeverwaltung Chavannes-près-Renens die Erstellung des Sitzungsprotokolls Translingua anvertraut hat.
Gewünscht wurde nicht ein Wortprotokoll, sondern ein kondensiertes, zusammenfassendes Protokoll. Dabei hat die Protokollführerin die Aufgabe, selektiv zu entscheiden, welche Aspekte relevant sind. Eine weitere Herausforderung stellte mit 22 Teilnehmenden auch die Sitzungsgrösse dar. Die Sprache aller Beteiligten und auch des Protokolls war Französisch.
Lösung
Translingua war mit einer erfahrenen französischsprachigen Protokollführerin vor Ort. Der Kunde liess Translingua vorgehend die Tagesordnung und eine Teilnehmerliste zukommen. Selbstverständlich wurden sämtliche Dokumente sowie Audio- und Video-Daten ausschliesslich auf der mehrfach geschützten Translingua-IT-Infrastruktur in der Schweiz gespeichert.
Um das Protokoll nicht vollständig vor Ort schreiben zu müssen, nahm Translingua die Sitzung auf. Gut zu wissen: Die professionelle technische Ausrüstung von Translingua eignet sich auch für grössere Räume mit mehreren Sprechern. So konnte die Translingua-Protokollführerin vor Ort einen Entwurf des Protokolls anfertigen und sich während der Sitzung ausschliesslich auf den Inhalt und die relevanten Zusammenhänge konzentrieren.
Anschliessend hat sie sich die Aufnahme noch einmal angehört und Ergänzungen vorgenommen. Nach der Lieferung konnte der Kunde das Protokoll prüfen und Änderungswünsche einbringen.
Gemäss Herrn Ashley Grégoire, Dienstchef Informatik, hat die Leistung seine Erwartungen übertroffen: «Wir waren mit der Protokollierung unserer Sitzung rundum zufrieden. Besonders geschätzt haben wir die Qualität der Vorbereitung, die Professionalität und die Termintreue.»
Suchen Sie nach einer umfassenden und professionellen Lösung für die Protokollierung Ihrer Verwaltungsratssitzungen, General- oder Aktionärsversammlungen? Möchten auch Sie Ihre Ressourcen auf das Wesentliche konzentrieren? Translingua bietet im Bereich Protokoll- und Transkriptionsdienste massgeschneiderte Lösungen an. Sehr gerne stehen wir Ihnen für einen Austausch zur Verfügung.